Si eres de los que no saben cómo organizarse cuando hay
mil tareas por hacer, no sabes por cual empezar, te agobias, vas dejando las
cosas para después, haces todo deprisa y mal en el último momento o ves que las
horas pasan y sabes que no tendrás tiempo de terminar todo lo que tienes
pendiente.
Estás de suerte, porque este post te va a
ayudar a gestionar mejor tu tiempo y a priorizar como es debido, para que
puedas organizarte mejor en tu día a día y de un modo más eficiente puedas
abarcar todas las actividades que tienes pensado realizar.
ESTÁS PERDIENDO TU TIEMPO
O HACIENDO UNA MALA GESTIÓN DE ÉL CUANDO...
1. Procrastinas, es decir, cuando vas dejando para el último
momento algo o simplemente no lo haces, por pereza o porque no te apetece.
2. Tienes cosas por hacer
y te entretienes en
hobbies o aficiones que deberías dejar para tu tiempo libre.
3. No priorizas las tareas
y finalizas primero las que más te gustan o te cuestan menos.
5. Quieres abarcar
demasiadas tareas en
un espacio corto de tiempo y terminas por realizarlas mal, a medias o no
realizarlas por el estrés que supone ese límite inadecuado de tiempo que te has
puesto.
CONSEJOS PARA QUE TU
GESTIÓN DEL TIEMPO SE VUELVA MÁS EFICIENTE
1. Haz una
lista de las tareas que
has de realizar diariamente o semanalmente, según tus necesidades.
2. Utilizar
una agenda o un planificador, te puede ayudar a visualizar mejor todo lo que has de
hacer.
3. Has de establecer un
tiempo concreto para realizar las tareas. Del
tiempo diario has de descontar obviamente el tiempo de sueño, de descanso y de
tareas diarias ineludibles, como por ejemplo el trabajo. Una vez realizado esto
sabrás de que tiempo real dispones para otras actividades o quehaceres.
4. Una vez que tengas la lista de tareas y el tiempo que
tienes para realizarlas diariamente, has de priorizarlas para saber cuáles has de ejecutar antes por
importancia y urgencia también teniendo en cuenta plazos limite de realización
en el caso de que los tengan.
Para esto sería muy útil utilizar esta tabla para colocar las tareas, actividades y gestiones en ella, y así establecer
el orden de prioridad en su desarrollo.
URGENTE
|
NO URGENTE
|
|
IMPORTANTE
|
A
1º
ACTUAR
|
B
2º
PENSAR
|
NO IMPORTANTE
|
C
3º DELEGAR
|
D
4º CONSIDERAR
|
Voy a poner un ejemplo para clarificar el proceso. Si tenemos cuatro tareas por hacer y en cada casilla hay una, deberíamos actuar de la siguiente manera:
En la casilla A encontraríamos lo importante y urgente, esto debemos realizarlo en primer lugar.
En la casilla B encontraríamos lo importante pero no
urgente, debemos tenerlo
en cuenta y pensar en ello porque es importante, pero lo ejecutaremos en
segundo lugar.
En la casilla C encontraríamos algo no importante pero si urgente, y en este caso sería aconsejable que
delegáramos esta actividad ya que es necesario hacerla rápidamente, pero por su
escasa importancia no hace falta que la realicemos nosotros mismos si no es
indispensable, además no sería eficiente que dejáramos de lado la tarea
prioritaria que estamos desarrollando. En el caso de no poder delegar
iniciaríamos esta tarea después de lo importante pero no urgente.
En la casilla D encontraríamos algo no importante y no
urgente, y hemos de
considerar si realmente vale la pena efectuar esa tarea, si tiene algún tipo de
interés o por el contrario sería mejor dedicar ese tiempo a otra cosa más
productiva. Y si se trata de algún hobbie o afición el momento de realizarlo
sería en el tiempo libre, cuando todas las tareas de prioridad están
finalizadas.
5. Ten muy en cuenta a los
ladrones del tiempo, todo
aquello que te entretiene y te aleja de la materialización de tus propósitos, aunque
te cueste , si sabes que debes hacer algo, evita cualquier tipo de distracción.
Comenta que estás haciendo algo, para que nadie te entretenga. Y si es
necesario busca un lugar tranquilo.
6. Si te resulta difícil centrarte en la
consecución de las tareas y te cuesta iniciarlas, quizás te ayude mucho plantearte realizarlas solo durante unos minutos, alrededor de 10, para cuando haya pasado ese tiempo estarás
tan concentrado que ya no tendrás problemas para continuar desarrollando las
actividades. Y para una motivación extra, prémiate, es decir, si finalizas algo complejo que te cuesta
mucho realizar, date un capricho, algo que te guste y te motive a terminar
incluso las tareas más arduas.
A mí este truco me funciona muy bien, me ayuda
cuando tengo la motivación baja.
Y recuerda siempre la ley de Pareto, el 20%
de tus actividades generan el 80% de tus resultados, de ahí la importancia de realizar primero las más importantes y
urgentes, porque según priorices la realización de tus tareas así serán los
resultados que se desprendan de ellas. Si las actividades que llevas a termino
son poco importantes, lo que resulte de ellas será igualmente algo de poco
interés.
¡Valora tu tiempo, organiza
tus tareas y optimiza los resultados!
Muy productivo,
ResponderEliminarMuchas gracias Joaquin.
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