¿Gestión eficiente o pérdida de tu tiempo?


Si eres de los que no saben cómo organizarse cuando hay mil tareas por hacer, no sabes por cual empezar, te agobias, vas dejando las cosas para después, haces todo deprisa y mal en el último momento o ves que las horas pasan y sabes que no tendrás tiempo de terminar todo lo que tienes pendiente.

Estás de suerte, porque este post te va a ayudar a gestionar mejor tu tiempo y a priorizar como es debido, para que puedas organizarte mejor en tu día a día y de un modo más eficiente puedas abarcar todas las actividades que tienes pensado realizar.


ESTÁS PERDIENDO TU TIEMPO O HACIENDO UNA MALA GESTIÓN DE ÉL CUANDO...


1. Procrastinas, es decir, cuando vas dejando para el último momento algo o simplemente no lo haces, por pereza o porque no te apetece.

2. Tienes cosas por hacer y te entretienes en hobbies o aficiones que deberías dejar para tu tiempo libre.

3. No priorizas las tareas y finalizas primero las que más te gustan o te cuestan menos.

4. No delegas tareas, en las que otros te pueden echar una mano.

5. Quieres abarcar demasiadas tareas en un espacio corto de tiempo y terminas por realizarlas mal, a medias o no realizarlas por el estrés que supone ese límite inadecuado de tiempo que te has puesto.


CONSEJOS PARA QUE TU GESTIÓN DEL TIEMPO SE VUELVA MÁS EFICIENTE

1. Haz una lista de las tareas que has de realizar diariamente o semanalmente, según tus necesidades.

2. Utilizar una agenda o un planificador, te puede ayudar a visualizar mejor todo lo que has de hacer.

3. Has de establecer un tiempo concreto para realizar las tareas. Del tiempo diario has de descontar obviamente el tiempo de sueño, de descanso y de tareas diarias ineludibles, como por ejemplo el trabajo. Una vez realizado esto sabrás de que tiempo real dispones para otras actividades o quehaceres.

4. Una vez que tengas la lista de tareas y el tiempo que tienes para realizarlas diariamente, has de priorizarlas para saber cuáles has de ejecutar antes por importancia y urgencia también teniendo en cuenta plazos limite de realización en el caso de que los tengan.

Para esto sería muy útil utilizar esta tabla para colocar las tareas, actividades y gestiones en ella, y así establecer el orden de prioridad en su desarrollo.


URGENTE
NO URGENTE
IMPORTANTE
A
1º ACTUAR
B
2º PENSAR
NO IMPORTANTE
C
3º DELEGAR
D
4º CONSIDERAR




Voy a poner un ejemplo para clarificar el proceso. Si tenemos cuatro tareas por hacer y en cada casilla hay una, deberíamos actuar de la siguiente manera: 

En la casilla A encontraríamos lo importante y urgente, esto debemos realizarlo en primer lugar.

En la casilla B encontraríamos lo importante pero no urgente, debemos tenerlo en cuenta y pensar en ello porque es importante, pero lo ejecutaremos en segundo lugar.

En la casilla C encontraríamos algo no importante pero si urgente, y en este caso sería aconsejable que delegáramos esta actividad ya que es necesario hacerla rápidamente, pero por su escasa importancia no hace falta que la realicemos nosotros mismos si no es indispensable, además no sería eficiente que dejáramos de lado la tarea prioritaria que estamos desarrollando. En el caso de no poder delegar iniciaríamos esta tarea después de lo importante pero no urgente.

En la casilla D encontraríamos algo no importante y no urgente, y hemos de considerar si realmente vale la pena efectuar esa tarea, si tiene algún tipo de interés o por el contrario sería mejor dedicar ese tiempo a otra cosa más productiva. Y si se trata de algún hobbie o afición el momento de realizarlo sería en el tiempo libre, cuando todas las tareas de prioridad están finalizadas.

5. Ten muy en cuenta a los ladrones del tiempo, todo aquello que te entretiene y te aleja de la materialización de tus propósitos, aunque te cueste , si sabes que debes hacer algo, evita cualquier tipo de distracción. Comenta que estás haciendo algo, para que nadie te entretenga. Y si es necesario busca un lugar tranquilo.

6. Si te resulta difícil centrarte en la consecución de las tareas y te cuesta iniciarlas, quizás te ayude mucho plantearte realizarlas solo durante unos minutos, alrededor de 10, para cuando haya pasado ese tiempo estarás tan concentrado que ya no tendrás problemas para continuar desarrollando las actividades. Y para una motivación extra, prémiate, es decir,  si finalizas algo complejo que te cuesta mucho realizar, date un capricho, algo que te guste y te motive a terminar incluso las tareas más arduas.

A mí este truco me funciona muy bien, me ayuda cuando tengo la motivación baja.


Y recuerda siempre la ley de Pareto, el 20% de tus actividades generan el 80% de tus resultados, de ahí la importancia  de realizar primero las más importantes y urgentes, porque según priorices la realización de tus tareas así serán los resultados que se desprendan de ellas. Si las actividades que llevas a termino son poco importantes, lo que resulte de ellas será igualmente algo de poco interés.



¡Valora tu tiempo, organiza tus tareas y optimiza los resultados!

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